מגייסים לאט, המדריך לגיוס עובדים שלא תצטרכו לפטר

"נמאס לי מהעובד הזה!"
"כמה אפשר להעיר לה? היא פשוט לא מבינה"
"הוא ממש לא מתאים לתפקיד, אבל אין סיכוי בעולם שאצליח לפטר אותו"
מכירים את המשפטים האלו?
גיוס עובדים הוא נושא קריטי - עובד לא מתאים זולל ממנו אנרגיות עצומות, גורם להפסדים כספיים והמון עוגמת נפש.
מנגד, גם פיטורי עובד הם כאב ראש לא קטן עם עלויות נלוות. תהליך הפיטורין, איתור עובד חדש וההטמעה שלו בעסק היא תקופה לא קלה שמקשה על תפעול השוטף, שלא לדבר על הפיתוח העסקי.
"מגייסים לאט, מפטרים מהר" הוא משפט מכונן שלמדתי ממורית רוזן, מומחית לגיוס ופיטורי עובדים ומי שלימדה אותי את מרבית הידע שלי בתחום.
הרבה פעמים אנחנו חייבים עובד חדש עכשיו, לפעמים המרואיין לוחץ עלינו ורוצה לקבל תשובה מהר.
תנשמו עמוק וקחו את הזמן.

העובד החדש יהיה איתנו בשנים הקרובות וההתאמה שלו חייבת להיות כמה שיותר מדויקת.
עשו כל מה שצריך כדי להבין מה רמת ההתאמה של מי שעומד לפניכם לתפקיד. השקיעו בגיוס, בקשו ממליצים, הזמינו לראיון חוזר או חכו למועמד מתאים יותר.
כך תגדילו משמעותית את התפוקה, תישארו עם צוות מיומן ויציב ותחסכו עלויות מיותרות.
וזכרו - המאמץ שתשקיעו בגיוס לא מתקרב למאמץ שיידרש מכם במקרה שהעובד יתברר כלא מתאים.
הנה חמישה טיפים חשובים בגיוס עובדים, שנכתבו מתוך ניסיון של הרבה מאוד גיוסים והוכיחו את עצמם לאורך זמן, שיעזרו לכם לעשות את זה בקלות ובפשטות. 

1. הגדירו טוב טוב מה אתם מחפשים

הדבר הראשון שכדאי לעשות בתהליך גיוס עובד הוא להגדיר מה בדיוק אתם מחפשים.
מהן התכונות שחשוב שיהיו לעובד? מה קריטי ועל מה אפשר לוותר? איזה ניסיון חשוב שיהיה לו? מהם התנאים שאתם מציעים? מה בדיוק התפקיד דורש?
הרבה פעמים אנשים יוצאים לגיוס בלי לדעת מה בדיוק הם רוצים.
כשעושים את האבחון מראש ויורדים לפרטים הקטנים, הפרסום הופך לממוקד יותר, הסינון מהיר יותר, והעיקר, הבחירה מתאימה יותר.

2. תתחילו עם ניסיון

ראיון עבודה של שעה, שאמור להכריע אם האדם שמולי יישאר איתי למשך שנים רבות, לא תמיד מספיק.
תנאי השטח בראיון שונים מהעבודה בפועל. בראיון המועמד לחוץ יותר, וגם עלול לספר על עצמו 'בהגזמה' ובהתאמה לדרישות שלנו (זה לא חייב להיות בכוונה, קשה לאנשים להעריך בצורה מדויקת את היכולות והתכונות שלהם).
לכן, במידת האפשר, נסו להביא את המרואיין לניסיון. זה יכול להיות פרויקט מסוים, או ממש כמה ימי עבודה, בתשלום כמובן.
כך תוכלו להכיר מקרוב את התכונות והיכולות של המועמד בשטח ולמקסם את בדיקת ההתאמה שלו לתפקיד.
חשוב להבהיר לו מראש שזה חלק מתהליך בדיקת ההתאמה. כך, אם הוא לא יתאים, תוכלו להגיד בנימוס ש"מצאנו מועמד אחר מתאים יותר" ולא תגיעו לסצנה של פיטורין.

3. בדקו את הצד האנושי

עופר בן דור, איש עסקים ומנטור עסקי, אמר לי לא פעם שכאשר הוא מגייס עובדים, מה שחשוב לו במיוחד הוא הרמה האנושית, החיבור האישי והערכים.
לעיתים, אלו דברים שחשובים אפילו יותר מהרמה המקצועית. ובינינו, מה יותר קשה? להתמקצע או לעבוד על המידות ולשנות תכונות?
אנשים אמינים במערכת הם אחד המפתחות הגדולים להצלחה בעסק.
שימו לב עד כמה אתם סומכים על המועמד, עד כמה יש ביניכם חיבור אנושי טוב ועד כמה הוא נאמן לערכים החשובים לכם.

4. היזהרו מהטיות

העיניים שלנו מטעות מאוד. מרואיין נכנס ואנחנו שופטים אותו מיד על פי המראה, עוד לפני ששמענו מה יש לו לספר לנו.
גם היכרות קודמת, מכר משותף או תחומי עניין משותפים יכולים ליצור הטיות שלא משחקות לטובתנו. ההיכרות הזו לא הופכת אותו למועמד המתאים ביותר ברמה המקצועית.
שימו לב איפה אתם אובייקטיביים, ואיפה אתם נגררים יותר מדי אחרי תחושת בטן שלא באמת מבוססת, לטוב ולמוטב.

5. הגיעו מוכנים לראיון

שעה זה זמן קצר שחבל לבזבז על דברים מיותרים.
פרטים טכניים על המשרה ועל העסק אפשר לכתוב בדף יפה ולשלוח מראש למרואיין, או לתת לו לקרוא בזמן ההמתנה לראיון. גם פרטים טכניים עליו - ידע טכני, ניסיון והשכלה - אפשר לבקש מראש במייל.
ואם מישהו לא שולח לכם פרטים שביקשתם? הרווחתם סינון של מועמד לא רציני ולא מתאים.
בראיון עצמו התמקדו בחלק החשוב באמת: היכרות אישית ובחינת ההתאמה של המרואיין בצורה בלתי אמצעית.

ובראיון עצמו...

הגדרתם מה אתם מחפשים, בדקתם אפשרות לניסיון, שמתם לב לצד האנושי, נזהרתם מהטיות, והגעתם מוכנים לראיון.
מעולה! אבל לאחר מכן - אתם יושבים מול בן אדם לראיון של שעה, ומנסים להבין אם הוא באמת מתאים.
איך עושים את זה? איך שואלים שאלות בצורה נכונה? איך מצליחים להכיר אדם בזמן כל כך קצר? איך מזהים אם יש לו את התכונות המתאימות לתפקיד?

האמת היא שזו באמת אחת השאלות הכי קשות בגיוס עובדים. כמעט כל אדם שמגיע לראיון יודע להגיד את הדברים הנכונים.
אם תשאלו אותו: "אתה יודע לעבוד בצוות?", "אתה יודע לשמור על קשר טוב עם לקוחות?", "אתה מסודר?", "אתה יודע להתמודד עם לחץ?"
ברור מה תהיה התשובה. גם כי הוא רוצה להתקבל, וגם כי הרבה פעמים הוא באמת מאמין שזה נכון לגביו.
ולכן, אחד הכלים הכי חזקים שאני מכיר בתחום הזה הוא: ראיון התנהגותי-מצבי.

הרעיון פשוט מאוד, במקום לשאול שאלות תיאורטיות על מה הבן אדם "יעשה", שואלים אותו על סיטואציות אמיתיות מהעבר.
למה? כי ההתנהגות של אדם במצבים מסוימים בעבר, בדרך כלל תלמד אותנו הרבה על איך הוא יתנהג במצבים דומים בעתיד.
ולכן במקום לשאול: "אתה יודע לפתור בעיות בצורה רגועה?", אפשר לשאול: "ספר לי על מקרה שבו הייתה בעיה משמעותית במקום העבודה הקודם שלך. איך התמודדת איתה?"
ואז מתחילים להקשיב לסיפור. 
ופה קורה משהו מעניין. כשבן אדם בתוך סיפור אמיתי, הרבה יותר קשה לו לשחק דמות שהוא לא היא. קשה יותר לשקר, קשה יותר להסתיר, וקשה יותר להבין מה בדיוק התשובה שאנחנו רוצים לשמוע.

אני זוכר למשל מישהו שסיפר לי בראיון איך הוא פתר בעיה בצורה רגועה וחכמה במקום העבודה הקודם. 
על פניו זה נשמע מצוין... אבל תוך כדי הסיפור התברר שכבר ביום השני שלו בעבודה הוא התחיל לעשות שם בלאגן, ואחרי שבוע כבר הודיע לבוס שצריך להחליף את כל המכונות במקום.
מבחינתו זה היה סיפור הצלחה. אבל מבחינתי זה לימד אותי משהו מאוד משמעותי עליו. וזו בדיוק הנקודה.

אנחנו לא מחפשים רק מה האדם חושב על עצמו. אנחנו מנסים להבין איך הוא באמת מתנהג.
עוד יתרון גדול של ראיון התנהגותי-מצבי הוא שהוא עוזר מאוד להפחית הטיות. לפעמים מישהו עומד מולנו לחוץ מאוד בראיון, וזה לא באמת משקף מי הוא.
ולפעמים קורה בדיוק להפך. יש חיבור אישי, יש רושם טוב, יש כריזמה, ואנחנו כבר רוצים להעסיק אותו למרות שהוא לא באמת מתאים.
אבל כשנכנסים לסיפורים אמיתיים ולפרטים, פתאום הרבה יותר קל לראות את התמונה האמיתית.

ופה יש עוד נקודה חשובה.
ראיון התנהגותי-מצבי טוב לא בנוי מאלתורים. צריך להתכונן אליו מראש. על כל תכונה שחשובה לי בתפקיד, אני צריך להכין מראש שאלה שמבקשת סיפור אמיתי מהעבר.
אם חשוב לי שירותיות, אני אבקש לשמוע על לקוח כועס. אם חשוב לי סדר, אני אבקש לשמוע איך הוא ניהל עומס או ריבוי משימות. אם חשוב לי רוגע, אני אבקש לשמוע על סיטואציה מלחיצה. והדבר הכי חשוב - לא לשאול שאלות היפותטיות. כי שאלה היפותטית תביא בדרך כלל תשובה היפותטית. 
ולכן במקום "מה היית עושה אם לקוח היה כועס עליך?" עדיף לשאול "ספר לי על לקוח כועס שהיה לך. מה בדיוק קרה שם?"
וכשכבר שואלים, צריך להיכנס לפרטים, לא להסתפק ב"בדרך כלל" ולא להסתפק בסיסמאות.
מי היה הלקוח? מה בדיוק קרה? איך הגבת? מה אמרת? איך זה נגמר? ככל שיורדים יותר לפרטים, כך בדרך כלל מקבלים תמונה אמיתית יותר.

זה לא אומר שצריך להפוך את הראיון לחקירת שב"כ... צריך לעשות את זה בנחת, לכבד ולהבין שזו סיטואציה מלחיצה. אבל כן לנסות באמת להכיר את האדם שמולנו.
חשוב לדעת שמבין כל שיטות הראיון שנבדקו במחקרים, ראיון התנהגותי-מצבי נחשב לשיטת הניבוי הכי טובה להצלחה של עובדים בתפקיד. לא מאה אחוז, אבל הכי טובה.

רוצים להעמיק עוד בתחום?
אם אתם רוצים ללמוד איך ליישם ראיון התנהגותי-מצבי בצורה מקצועית ומדויקת, אני ממליץ בחום על הספר "יש לי ריאיון!" של מורית רוזן – מומחית מובילה בתחום הגיוס, וממנה למדתי את מרבית הידע שלי בנושא.
הספר מעניק הדרכה פרקטית על הובלת ראיונות התנהגותיים ועוזר לזהות מי המועמד שבאמת מתאים לתפקיד. זו אחת ההשקעות המשתלמות ביותר שתוכלו לעשות בניהול ובפיתוח העסק שלכם.

לחצו כאן לרכישת הספר "יש לי ריאיון!" של מורית >>>

בהצלחה גדולה,
אפרים