מה התפקיד שלך בעסק? על משחק הכובעים שמתיש כל בעל עסק.
רוב בעלי העסקים שאני פוגש עובדים קשה.
חלקם מאוד קשה.
אבל אחת הבעיות שחוזרות שוב ושוב היא -
שהם שוכחים לעשות משהו בסיסי מאוד:
לכתוב לעצמם הגדרת תפקיד.
כן כן, לעצמם.
לא למזכירה. לא לעובד החדש. לעצמם.
לבעלים. למנכ"ל. לעובד הכי חשוב בעסק - אתם.
וזה קצת מצחיק,
כי כשאני שואל בעלי עסקים "מה התפקיד שלך בעסק?"
חלק אומרים "הבעלים", חלק "הכול מהכול", ורובם... מתחילים לגמגם.
ובצדק - כי לנו, בעלי העסקים,
לא תמיד ברור מה באמת אנחנו אמורים לעשות.
אז בואו נעשה סדר: רובנו ממלאים הרבה יותר מתפקיד אחד.
אנחנו מחליפים כובעים בלי הפסקה:
פעם אנחנו אנשי מכירות, פעם מנהלי משרד,
לפעמים שירות לקוחות, אחר כך רכש, ואז מנקים,
ולבסוף מנסים לשבת רגע על הדו"ח החודשי בתור "סמנכ"ל הכספים".
ובין לבין - אנחנו גם אמורים להיות הבעלים,
האנשים ש"נשענים אחורה על הכיסא"
ומקבלים החלטות ארוכות טווח. זה מבלבל, זה מתיש, וזה גורם לרובנו לנהל את העסק בבלאגן.
למלא כל כך הרבה תפקידים - זה מורכב.
לעבור בין כל כך הרבה תפקידים - זה אפילו יותר מורכב.
הנה סיפור אמיתי מהזמן האחרון – ישבתי עם מנכ"ל של עסק - לפחות כך הוא הגדיר את עצמו.
אבל ככל שהתעמקנו, הבנו יחד שאין לעסק שלו מנכ"ל..
מרוב עומס, ראינו שהוא לא הצליח לגעת בתפקידי המנכ"לות
אלא רק בתפעול שוטף. מה שהשליך מאוד על המצב של העסק.
מנהל תפעול הוא תפקיד חשוב,
אבל במקרה שלו גם מזכירה בכירה יכולה למלא אותו.
מה העצה שלי?
ברגע שתדעו להגדיר מה באמת התפקיד שלכם -
העסק יתנהל יותר טוב,
אתם תתייעלו בהרבה והצמיחה תהיה מדוייקת יותר.
שני כובעים, שני תפקידים: בעל עסק צריך לשים לב שיש לו שני כובעים רשמיים:
- הבעלים - מקבל ההחלטות, המתווה, המכוון, המחליט לאן העסק הולך.
- עובד בעסק - שמבצע בפועל חלק מהפעולות.
דווקא לכם, בכובע של העובד בעסק, צריכה להיות הגדרת תפקיד הכי ברורה.
אז מה ההמלצה המעשית שלי כדי לפתור את הבעיה הזו?
שלב ראשון – פשוט תגדירו
שלב ראשון – תכתבו. עכשיו.
תכתבו לעצמכם את תיאור התפקיד שלכם נכון להיום:
- אילו פעולות אתם עושים ביומיום?
- מה באמת באחריותכם?
- מה ממלא את סדר היום?
ואז – תנו שם לכל תחום פעילות:
מנהל שיווק, תפעול, שירות לקוחות, מכירות, ניהול כספים וכו'.
מה תגלו?
שבעל עסק אחד הוא בעצם מנהל שיווק + עוזר ייצור + מנהל עבודה,
ובעל עסק אחר הוא בעיקר מנהל תפעול + מזכירה בכירה + שירות לקוחות.
וזה בסדר. כל עוד זה מודע ומוגדר.
שלב שני – עצרו ושאלו:עכשיו, תישענו אחורה על הכיסא. תשאלו את עצמכם בכנות:
- האם זו באמת החלוקה שאתם רוצים?
- האם אלו התפקידים שהכי נכון שאתם תעשו?
אני מזכיר לכם: זו לא גזירת גורל.
זה העסק שלכם ואתם קובעים איזה תפקיד תמלאו בו.
לפעמים, רק ההבנה הזאת יכולה לשנות לגמרי את כיוון הצמיחה של העסק.
ככל שהעסק גדל – כך גם האחריות משתנה
כשהעסק גדל, אתם אמורים לעבוד פחות בתוכו ולהתחיל לנהל אותו יותר 'מלמעלה'.
אבל... כמעט כל העסקים הקטנים והבינוניים שנמצאים בתהליך צמיחה עדיין נשענים חזק על הבעלים. ולכן, זה בסדר, ואפילו נורמלי, שאתם, כבעלים, תמשיכו למלא חלק מהתפקידים המקצועיים.
אבל! יש כאן שני תנאים חשובים מאוד:
- תוודאו שאתם ממלאים את התפקידים הנכונים.
אני פוגש בעלי עסקים שמבזבזים את זמנם על משימות שהיה אפשר להעביר למזכירה – בזמן שהם אמורים לעסוק בניהול, אסטרטגיה או מכירות. אם אתם כבר משקיעים זמן בעסק — וודאו שהוא מושקע בדברים שרק אתם יכולים (וצריכים) לעשות. - כלל ה-50%:
אל תתנו לתפקידים השוטפים למלא יותר מ-50% מהזמן שלכם.
למה? כי את ה-50% הנותרים אתם חייבים לשמור לשני תחומים קריטיים:
א. פיתוח עסקי. ב. טיפול בבלת"מים ובעיות שצצות ביום-יום.
ואל תעשו פרצוף מופתע כשזה קורה :)
פתרון בעיות הוא חלק מהתפקיד הניהולי. וזה תפקיד שאין מי שיחליף אתכם בו. אז תתכננו מראש זמן פתוח לדבר הזה.
אני מקווה שהמייל הזה יעורר אתכם לחשוב מחדש על התפקוד הניהולי שלכם,
ויעזור לכם להחזיר לעצמכם שליטה אמיתית על מה שקורה בעסק.
- האם המאמר הזה עורר אתכם למחשבה על תפקידכם בעסק?
- האם אתם יודעים מה בדיוק אתם עושים בעסק?
- אם לא – איזה בעיות אי-הידיעה הזו גורמת לכם?
מוזמנים להגיב לי כאן למטה.
אפרים
