מנהל חדש בעסק? כך תבטיחו שהצוות לא יתפרק לכם מול העיניים

"כשמחליפים מנהל חצי מהעובדים מתחלפים". זו לא סתם אמירה, זה מה שעלול לקרות כשלא נערכים נכון לגיוס מנהל לעסק.

צאו רגע מכורסת המנהל ונסו להיכנס רגע לנעלי העובדים שלכם. אתם עובדים במקום עבודה כבר לא מעט זמן ואוהבים את הבוס שלכם, ופתאום, יום אחד, מודיעים לכם שממחר הולך להיות לכם מנהל חדש שאתם לא מכירים.

למחרת אתם קמים ונוסעים לעבודה עם הרבה חשש - מי המנהל החדש, איך הוא יתייחס אלי, איך אני בונה איתו שפה משותפת, האם גם הוא ידע לכבד את הצרכים האישיים והמשפחתיים שלי ועוד ועוד.

תבינו, כשאתם מגייסים עובד ניהולי לעסק - זה המצב של העובדים שלכם. אתם הולכים להנחית עליהם מנהל חדש שהולך להיות הכתובת החדשה שלהם לכל עניין, והם צריכים לתת בו אמון בלי שהם מכירים אותו אפילו.

המהלך הזה יכול להיות לכם מצוין ולהקפיץ את העסק שלכם קדימה, אבל אם לא עושים אותו נכון - הוא עלול לעלות מאוד מורכב עבור העובדים ולעלות לכם ביוקר.

איך עושים את זה נכון? יש ארבעה עקרונות שחשוב להקפיד עליהם -

1. שינוי ארגוני? תובילו, תסבירו ותמכרו אותו, עובדים הם בני אדם. 

וכמו כל אדם גם הם לא אוהבים שינויים מונחתים. כשפתאום מודיעים להם שיש מנהל חדש, בלי הכנה, בלי שיח ובלי הסבר - זה יוצר התנגדות, חשדנות וחוסר שיתוף פעולה.

כדי שזה יעבוד, בעל העסק צריך להיות ה"ימין מקרבת" ולהסביר את המהלך:

• להציג את המנהל החדש לעובדים בעצמו
• להסביר למה נעשה המהלך: מה לא עבד עד עכשיו, ו/או איך זה אמור להשתפר על כניסת המנהל.
• להדגיש את התועלות האישיות לעובדים - סדר, מקצועיות, זמינות גבוהה יותר, גב מקצועי ועוד

וגם - למכור את המנהל עצמו. לא רק "הבאתי מישהו" אלא למשל: "מצאתי אדם עם ניסיון בניהול צוותים, יודע להניע תהליכים, והוא בדיוק מי שיכול לקחת אתכם ואת העסק שלנו לשלב הבא".

תנו לעובדים סיבה לתת אמון במנהל החדש. אחרת הם פשוט ימשיכו לתת אמון רק בכם.

2. תבנו את מערכת היחסים. 

אף עובד לא משתף פעולה עם אדם זר. גם אם יש לו טייטל מרשים וניסיון מרשים פי שניים. כדי שמנהל חדש יוכל להניע צוות - הוא צריך קודם כל לבנות מערכת יחסים.

איך תנחו את המנהל לעשות את זה?

• פגישות אישיות עם כל עובד: לא רק לדבר על עבודה, אלא גם להכיר, להבין מה חשוב לו, לשמוע אותו.
• שיחות צוות פתוחות: עם מקום לשאלות, שיח אישי ולא רק הנחיות.
• יצירת תחושת שייכות: דרך מחווה אישית, חיבור לאירועי צוות, או אפילו סתם להציע קפה בבוקר.

תעודדו אותו להשקיע בזה. תגדירו לו שזה חלק מהציפיה שלכם לכניסה נכונה שלו לתפקיד. אל תצפו שזה יקרה מעצמו תוך כדי ריצה.

3. תשמרו על הסמכות של המנהל החדש.

אחת הטעויות הכי שכיחות כשבעל העסק ממנה מנהל, היא להשאיר את הגבולות מול העובדים עמומים. משפטים כמו "אני עדיין אהיה בקשר...", "נדבר כשנצטרך..." - יוצרים בלבול ופותחים פתח לעקיפת סמכויות.

העובדים לא יודעים למי להקשיב - לכם או למנהל שמיניתם. כל התייחסות שלכם, אפילו תמימה, עלולה לערער את הסמכות שלו ולפגוע באמון בו.

כל מי שממנה מנהל יודע שבתקופה הראשונה לפחות, עובדים ממשיכים לפנות אליו. הרגלים לא נעלמים ביום אחד. אבל דווקא שם נבחנת ההנהגה שלכם - אם תתייחסו עניינית לפנייה או "תזרמו על הדרך", גם אם מתוך כוונה טובה, פגעת בסמכות המנהל.

מה עושים?

• מגדירים מראש - אם, מתי ואיך אתם נפגשים עם עובדים.
• קובעים כללים: מה עובר דרככם, מה עובר דרך המנהל.
• כשמישהו פונה - מקשיבים בנימוס, מפנים למנהל, ומעדכנים אותו.

ובעיקר - מדברים על זה מראש, עם המנהל ועם העובדים, ומשדרים באופן עקבי: יש לכם מנהל. אני סומך עליו. הוא הכתובת. זה לא משהו שעושים פעם אחת - זה שדר שצריך לתחזק.

4. שחרור - רק עם בקרה.

ואחרי כל ההסברים איך עושים את זה נכון - הנה משהו חשוב נוסף: רוב בעלי העסקים שמגיעים לנקודה הזו - הלב שלהם דופק.

זה לא סתם. זה העסק שבניתם בעשר אצבעות. אלה העובדים שלכם, הלקוחות שאתם מלווים אישית. ופתאום מישהו אחר צריך לנהל אותם, לקבל החלטות, לייצג אתכם...

זה לגמרי טבעי לחשוש מזה, אבל כאן מגיע אחד העקרונות הכי חשובים שאני מדבר עליו בליוויים:

שחרור הולך יחד עם בקרה. אם תבנו מנגנון פשוט ויעיל שיעזור לכם להבין מה באמת קורה בעסק - תצליחו לשחרר בלי לחשוש.

איך עושים את זה?

• מגדירים את הנקודות הקריטיות שמעידות על הצלחה או כישלון - של העובדים, של המנהל ושל התפעול היומיומי.
• מגדירים טוב טוב מה מפחיד אתכם במהלך. תקשיבו לעצמכם, תקשיבו לפחדים האלו, הם חשובים מאוד. רק אל תיכנעו להם. אל תתנו להם להוביל את המהלך. הפוך, תנו להם מענה בדמות מערך בקרה מסודר ואז תוכלו לשחרר בקלות רבה יותר.
• יוצרים מערך בקרה שיאפשר לכם לראות את התמונה: האם המערכת עובדת כמו שצריך? ואיפה צריך לתקן.

זה כל ההבדל בין לשחרר בלחץ לבין לשחרר בביטחון (מעניין אתכם שנרחיב על זה? כתבו לנו ואולי נקדיש לזה מאמר מיוחד).

כי שוב, כמו שמגייסים לאט (וגם את זה לא כל בעלי העסקים זוכרים...), מטמיעים לאט. זה לא פלאפל - לא מכינים ומגישים תוך 5 דקות. זה תהליך. תשקיעו בו. ואגלה לכם סוד, הדרך הארוכה הזאת, היא ממש, אבל ממש, קצרה.

לסיכום:

אני יודע, מניסיון, שלפעמים עד שהצלחתם לגייס עובד טוב, אתם רק רוצים לרוץ קדימה. למי יש כוח לתקופת הטמעה והסתגלות. אבל זו הדרך לגיוס נכון של מנהל לעסק.

אם תובילו את המהלך הזה בצורה נכונה - תרוויחו עסק יציב, צוות מגויס וניהול בריא. אבל אם תזרקו את המנהל למים ותקוו לטוב - אתם עלולים למצוא את עצמכם תוך חצי שנה עם עסק שמאבד עובדים בקצב מדאיג.

בהצלחה!

אפרים