שני כללי אצבע שיהפכו את הבקרה שלך ליעילה הרבה יותר | ניהול עובדים 4#

אנחנו עם של גיבורי-על, אני יודע. אפילו את סופרמן המציאו שני יהודים – הכותב ג'רי סיגל והמאייר ג'ו שוסטר. ואולי בגלל זה אנחנו חושבים לפעמים שהעובדים שלנו הם סופרמן. 
וכשאתה חושב שמישהו סופרמן, אתה מופתע כשצצות בעיות בתפקוד שלו. 
מה הבעיה? שיפתח את הכנפיים שלו ויעוף קדימה...

אז הנה בשורה, חברים – אנחנו אנושיים. כן, גם העובדים שלנו. אני יודע שקשה להתמודד עם כזו בשורה, אבל מה לעשות ;)
ולכן, השאלה היא לא האם תהיינה בעיות. השאלות הן מתי הן יצוצו. ואיך, וכמה, ולמה.
ואם הולכות להיות בעיות אצל העובדים, המשימה שלנו כמנהלים היא פשוט לדעת לזהות אותן בזמן.

איך מזהים בעיות בזמן? 
עם מערך בקרה אפקטיבי שיתן לכם התראה בזמן אמת.

בטח קראתם את 3 המאמרים הקודמים בסדרה ויישמתם. אגב, כיף לקבל כל כך הרבה פידבקים חיוביים מקוראים שיישמו, תודה על זה. 

אז רק אסכם רגע (לא קראתם? צירפנו את הלינקים, לחצו עליהם) – 
שלב ראשון: כתבנו הגדרות תפקיד ברורות ומסודרות
שלב שני: ביצענו התאמה מדויקת בין העובד לתפקיד
שלב שלישי: וידאנו שיש לעובד את הכלים הסביבה ותהליכי העבודה המתאימים
השלב האחרון והמכריע הוא בקרה טובה. אם אתה רוצה שהעובד יעבוד מעולה, שתרווה נחת ממנו ויהיו לו תפוקות גבוהות, אתה חייב מערך בקרה.

בעברית, מערך בקרה אלו אמצעים שיעזרו לי כמנהל של העובד לקבל תמונה רחבה, 
עדכנית, מהירה וקלה לגבי התפקוד של העובד.
כשיש בקרה טובה הרווח כפול: גם המנהל יודע מה התפקוד של עובד, מה ההספקים והיכן יש בעיות. וגם העובד יודע מה התפקוד שלו, ההספקים והבעיות איתן הוא מתמודד.

"אני רק עם 2 עובדים" – מי צריך בקרה ומתי?

"אני רק עם שני עובדים, מה אני צריך את כל הכאב ראש הזה?!". אתם יודעים כמה פעמים שמעתי את זה? 
יש איזו תפיסה שגויה שבקרה רלוונטית רק לארגונים גדולים וחברות מסועפות. זה לגמרי לא נכון. בקרה יכולה (וצריכה!) להיות משהו פשוט ויעיל, שכשמשלבים אותו ביום-יום הוא חוסך המון כאבי ראש גם בעסקים קטנים ובינוניים.
אגב, אני ממליץ תמיד ליצור בקרה. גם כשנראה שהכל הולך חלק. אבל אם אתם מהזן הנדיר שאצלם הכל חלק עם העובדים ובקרה נראית לכם לגמרי מיותרת – חכו למייל הבא.

2 כללי אצבע לבקרה יעילה

איך עושים בקרה יעילה?

• אל תגזימו עם הבקרה, בסדר?
  אי אפשר לבקר הכל כל הזמן. בקרה עם עומס נתונים, בדיקות וניתוחים פשוט לא תעבוד. תגדירו בצורה מדויקת מה הנתונים הקריטיים שמעידים על הצלחה או כישלון בתפקוד ובהספק של העובד, ורק אותם תבקרו.

• פרקטיקה ונוחות
  הצורה בה נערכת הבקרה אמורה להיות משהו נוח עבורכם ועבור העובד. אחרת זה פשוט לא יקרה ואז לא הרווחנו שום דבר.

בקרה דיגיטלית או בקרה אנושית?

אז זהו, זה לא או-או אלא גם וגם. בקרה טובה משולבת משני הדברים האלו:

• בקרה דיגיטלית
  אספר על עצמי – אני מאוד אוהב לעבוד עם טפסי Google Forms (גוגל-פורמס). זה נגיש לרוב העובדים וקל ליישום ולתפעול גם מהטלפון, בשביל עובדים בשטח. אפשר לחבר את הטפסים עם גוגל-שיטס ובתוכו אפשר ליצור בקלות עוגות וגרפים. את הטפסים ואת התדירות שלהם – יומי, שבועי, חודשי או גם וגם – אני בונה לפי העובד.
  
  כמובן שיש כלים נוספים בשוק, צריך להתאים כל מקרה לגופו לפי התחום, המקצוע והסגנון. אפשר גם לבקש הקלטה/סרטון עם פירוט בסוף יום או כל דבר אחר. אגב, כתבתי דיגיטלי, אבל גם דו"ח פיזי שהעובד ממלא עם עט יכול להיות מצוין אם זה מה שמתאים. העיקר שיהיה נוח, פשוט וקל לתפעול.

• בקרה בלתי-אמצעית
  נתונים וטפסי דיווח זה חשוב, אבל אי אפשר להסתמך רק עליהם. לכן – תמיד כדאי לשים לב שיש לכם גם פגישות קבועות ומגע עם השטח ולא רק להישאר מאחורי המחשב או הטלפון.
  
  אם אתם לא נמצאים עם העובדים כל היום – אתם מבינים את הערך הגדול של פגישה ושיחת משוב פרונטלית. מגע ומפגש עם השטח יתן לכם המון. אבל דווקא מי שכן נמצא לאורך היום עם העובדים עלול לחשוב שאין צורך בפגישות משוב. זו טעות – קריטי ליצור שיח שונה ותקופתי ששובר את השגרה.

לסיכום

בקרה טובה נותנת לנו תמונת מצב רלוונטית, און-ליין, לדעת מה בדיוק קורה עם העובד. 
אבל עוד לפני כן – הדיווח השוטף גורם לעובד עצמו לתקן ולדייק את העבודה שלו תוך כדי תנועה.

רוצו לבנות מערכת בקרה לעובדים, ותחסכו המון המון כאב ראש בניהול העובד!

שאלות? כתבו לי בתגובות,
אפרים.